Termeni și Condiții

În cadrul acestor Termeni și Condiții, următorii termeni au semnificațiile de mai jos:

• "Platforma" - aplicația RentGuest Host, accesibilă la adresa app.rentguest.ro, incluzând toate funcționalitățile și serviciile asociate.
• "Furnizor" - PIXEL ARTISAN AGENCY SRL, CUI 35850659, J22/752/2016, cu sediul în Sat Valea Lupului, Str. Luminii 11, Et. 2, Cam. 10, Jud. Iași, 707410, telefon +40 750 266 633, email [email protected], operator al platformei RentGuest.
• "Client" - orice proprietar individual sau companie care deține sau administrează apartamente în regim hotelier și care utilizează Platforma.
• "Cont" - contul creat de Client în cadrul Platformei pentru accesarea serviciilor.
• "Servicii" - totalitatea funcționalităților oferite prin Platformă, inclusiv gestionarea calendarului, rezervărilor, curățeniei, prețurilor și rapoartelor.

Furnizorul pune la dispoziția Clientului o platformă de tip PMS (Property Management System) pentru gestionarea apartamentelor în regim hotelier. Serviciile includ:

• Calendar unificat cu sincronizare multi-canal
• Gestionarea rezervărilor - creare, modificare, anulare și confirmare
• Planificarea și coordonarea curățeniei între check-out și check-in
• Administrarea prețurilor - tarife pe sezon, weekend, evenimente speciale
• Rapoarte financiare - venituri, rate de ocupare, performanță per apartament
• Gestionarea echipei - roluri și permisiuni per utilizator
• Comunicare cu oaspeții - notificări automate și mesaje predefinite

Platforma este oferită ca serviciu cloud (SaaS), accesibil prin browser web, fără a necesita instalare locală.

Pentru a utiliza Platforma, Clientul trebuie să creeze un cont furnizând informații corecte și complete. Clientul este responsabil pentru:

• Menținerea confidențialității credențialelor de acces (email și parolă)
• Toate activitățile desfășurate prin intermediul contului său
• Notificarea imediată a Furnizorului în cazul oricărei utilizări neautorizate a contului
• Actualizarea informațiilor din cont atunci când intervin modificări

Furnizorul își rezervă dreptul de a suspenda sau închide conturile care încalcă acești termeni sau care sunt utilizate în mod fraudulos.

Platforma oferă planuri de abonament adaptate nevoilor diferitelor categorii de clienți:

• Proprietar Privat - destinat proprietarilor individuali cu un număr limitat de apartamente
• Companie - destinat companiilor de property management cu portofolii mai mari

Facturarea se realizează lunar, în avans, prin intermediul platformei de plăți Stripe. Prețurile sunt exprimate în EUR. Echivalentul aproximativ în lei (RON) este afișat informativ la cursul BNR din momentul plății. PIXEL ARTISAN AGENCY SRL nu este plătitor de TVA conform art. 310 Cod Fiscal; prețurile afișate nu includ TVA.

Reînnoire automată. Abonamentul se reînnoiește automat la fiecare perioadă de facturare. Veți fi notificat prin email cu minimum 3 zile înainte de reînnoire. Puteți anula reînnoirea automată oricând din Setări → Abonament.

Dreptul de retragere. Conform OUG 34/2014 art. 16 alin. (1) lit. a), dreptul de retragere de 14 zile nu se aplică serviciilor a căror prestare completă a avut loc cu acordul prealabil expres al consumatorului și cu confirmarea acestuia că a luat cunoștință de pierderea dreptului de retragere. Prin activarea abonamentului, acordați în mod explicit acest consimțământ. Persoanele juridice (B2B) nu beneficiază de drept de retragere în temeiul OUG 34/2014.

Retragere înainte de prestarea completă. În cazul în care solicitați retragerea din contract în perioada de 14 zile de la activare, înainte ca serviciul să fie prestat integral, Furnizorul are dreptul de a reține o sumă proporțională cu serviciile efectiv furnizate până la momentul retragerii, conform art. 13 alin. (3) din OUG 34/2014. Suma se calculează pro-rata, pe baza numărului de zile de utilizare efectivă din perioada de facturare curentă.

Clientul are acces la toate facturile emise în secțiunea dedicată din cont. Neplata la termen poate duce la suspendarea temporară a accesului la Platformă.

Software-ul, designul, codul sursă, logo-urile, marca RentGuest și toate materialele asociate Platformei sunt proprietatea exclusivă a PIXEL ARTISAN AGENCY SRL și sunt protejate de legislația privind drepturile de autor și proprietatea intelectuală.

Clientul primește o licență limitată, neexclusivă și netransferabilă de utilizare a Platformei pe durata abonamentului activ. Este interzisă copierea, modificarea, distribuirea sau ingineria inversă a oricărei componente a Platformei.

Datele introduse de Client (informații despre apartamente, oaspeți, rezervări) rămân proprietatea Clientului.

Furnizorul respectă prevederile Regulamentului General privind Protecția Datelor (GDPR - Regulamentul UE 2016/679) și ale legislației naționale în vigoare.

• Datele personale ale oaspeților sunt stocate în siguranță și utilizate exclusiv în scopul gestionării rezervărilor
• Furnizorul acționează ca persoană împuternicită în ceea ce privește datele oaspeților, Clientul fiind operatorul de date
• Datele sunt stocate pe servere securizate din Uniunea Europeană
• Clientul poate solicita exportul sau ștergerea datelor oricând
• Furnizorul implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protecția datelor - criptare, control acces, backup regulat

Prelucrarea datelor cu caracter personal

In contextul furnizarii serviciilor platformei RentGuest, PIXEL ARTISAN AGENCY SRL prelucreaza date personale ale oaspetilor (nume, email, telefon, date de rezervare) in calitate de persoana imputernicita, conform instructiunilor Clientului (proprietarul).

Obligatiile PIXEL ARTISAN AGENCY SRL ca persoana imputernicita (conform GDPR Art. 28):

• Prelucreaza datele personale doar conform instructiunilor documentate ale Clientului
• Asigura confidentialitatea datelor prin obligatii contractuale pentru personalul autorizat
• Implementeaza masuri tehnice si organizatorice adecvate de securitate
• Nu recurge la un alt operator imputernicit fara acordul prealabil al Clientului (lista sub-procesatorilor este disponibila la cerere)
• Asistă Clientul în îndeplinirea obligațiilor GDPR (cereri de acces, ștergere, portabilitate)
• La încetarea contractului, șterge sau returnează datele personale, la alegerea Clientului
• Pune la dispoziția Clientului informațiile necesare pentru demonstrarea conformității

Clientul (proprietarul) devine controller independent pentru datele oaspetilor primite prin intermediul platformei și este responsabil pentru prelucrarea ulterioară a acestora în conformitate cu GDPR.

Solicitările privind prelucrarea datelor se trimit la [email protected].

Pentru detalii complete, consultați Politica de Confidențialitate disponibilă pe Platformă.

Furnizorul depune toate eforturile pentru a asigura funcționarea continuă și fiabilă a Platformei, cu un obiectiv de disponibilitate de 99,5% (SLA).

• Furnizorul nu garantează funcționarea neîntreruptă a Platformei și nu răspunde pentru întreruperi cauzate de mentenanță programată, forță majoră sau probleme ale furnizorilor terți
• Răspunderea Furnizorului este limitată la valoarea abonamentului plătit de Client în ultimele 3 luni
• Furnizorul nu răspunde pentru pierderile indirecte, inclusiv pierderi de venituri sau rezervări cauzate de indisponibilitatea temporară a Platformei
• Clientul este responsabil pentru corectitudinea datelor introduse în Platformă

Clientul poate anula abonamentul în orice moment din secțiunea de setări a contului. La anulare:

• Accesul la Platformă rămâne activ până la sfârșitul perioadei de facturare curente
• Datele Clientului sunt păstrate timp de 30 de zile după încetarea abonamentului, perioadă în care pot fi exportate
• După expirarea celor 30 de zile, datele sunt șterse definitiv din sistemele Furnizorului
• Nu se efectuează rambursări pentru perioada neutilizată

Furnizorul poate rezilia contractul cu efect imediat în cazul încălcării grave a acestor termeni, notificând Clientul prin email.

Platforma RentGuest percepe comisioane de la ofertanți (proprietari și companii cu apartamente) pentru rezervările generate prin Marketplace. Redirecționarea oaspeților în afara platformei cu scopul evitării comisionului reprezintă o încălcare gravă a prezentelor Termeni și Condiții.

Platforma utilizează un modul automatizat de detectare a fraudei de comision. Acesta analizează lunar, pentru fiecare organizație:

• Rezervările MARKETPLACE anulate și apariția ulterioară (în aceeași zi) a unei rezervări DASHBOARD cu același oaspete (identificat prin număr de telefon sau similaritate de nume) pentru aceleași date la aceeași proprietate.
• Răspunsurile oaspeților la sondajul de anulare trimis via WhatsApp imediat după anularea unei rezervări directe.

În funcție de rata de detecție calculată pentru luna precedentă, pot fi aplicate următoarele consecințe:

• 20–29%: comision suplimentar +0,5% aplicat automat pentru luna curentă.
• 30–39%: comision suplimentar +1,0%.
• 40–49%: comision suplimentar +1,5%.
• 50–79%: avertisment formal + comision suplimentar +1,5%.
• ≥80%: suspendarea funcționalităților premium (nivel BANAT), cu notificare și drept de contestație.

Analiza este efectuată exclusiv pe baza datelor de rezervare din platformă (numere de telefon, nume oaspeți, date de sejur). Nu se prelucrează date de navigare, locație sau dispozitiv. Temeiul juridic este interesul legitim al operatorului de a proteja integritatea modelului de comisionare (GDPR Art. 6(1)(f)).

Acești termeni sunt guvernați de legea română. Orice litigii vor fi soluționate de instanțele competente din Iași, România.

Furnizorul își rezervă dreptul de a modifica acești termeni, cu notificarea prealabilă a Clienților prin email cu minimum 30 de zile înainte de intrarea în vigoare a modificărilor.

Utilizarea continuă a Platformei după modificarea termenilor constituie acceptarea noilor condiții.

Soluționarea litigiilor

În cazul unui litigiu, vă încurajăm să ne contactați în primul rând la [email protected] pentru o soluție amiabilă.

Consumatorii persoane fizice pot depune plângeri la Autoritatea Națională pentru Protecția Consumatorilor (ANPC): anpc.ro.

Litigiile pot fi soluționate și prin procedura de soluționare alternativă a litigiilor (SAL), prin intermediul platformei europene de soluționare online a litigiilor (ODR): ec.europa.eu/consumers/odr.

Pentru orice întrebări legate de acești termeni, ne puteți contacta la adresa [email protected].